Consultoría Archivística
Importancia de la consultoría archivística en México
La organización archivística es un requerimiento obligatorio para las instituciones del gobierno mexicano. Tanto en sus tres niveles: federal, estatal y municipal, así como en los tres poderes: ejecutivo, legislativo y judicial. De igual forma en organismos descentralizados y autónomos. Cada uno de ellos considerados para la normatividad archivística y la de transparencia y acceso a la información como: “sujetos obligados”.
Sin embargo, en el sector privado no contamos con una legislación que nos precise a llevar una correcta organización archivística, como en el sector público. Con todo esto, lo cierto es que tener una correcta gestión documental sería un beneficio propio. Obteniendo como resultado una mayor eficiencia, eficacia y calidad en el servicio o actividad que se desarrolle. Incluso una mejora en la imagen proyectada hacia nuestros clientes. Debido a esto, una correcta gestión documental debe de ser considerada una inversión y no como un gasto. Al final del día, las organizaciones privadas también generamos documentos legales, administrativos y sustantivos, del mismo modo que las organizaciones gubernamentales, derivados de nuestras actividades y funciones.
Consultoría archivística para cada sector.
Los servicios de consultoría archivística para el sector gubernamental tienen como objetivo asesorar a las áreas Coordinadoras de Archivo de dichas instituciones. El motivo, lograr la correcta aplicación de la normatividad archivística vigente, tanto a nivel federal como estatal, de la materia según sea el caso. Para lograrlo, vamos con ellas de la mano en la elaboración de los instrumentos de control y consulta archivística. Así mismo, proporcionamos cursos de capacitación para la elaboración e implementación en la institución.
Existen algunas normas aisladas para la retención de documentos y protección de datos personales aplicables en el sector privado, tales como las normas fiscales. Sin embargo, este sector también genera documentos que deben ser organizados y clasificados para su adecuada conservación, localización y consulta. Es por esto que deben contar con una “organización de sus archivos”. A pesar de que la legislación archivística no forcé al sector privado a llevar una correcta organización documental, ésta es de gran utilidad como una guía de mejora para la gestión de sus archivos.
El Archivo General de la Nación (AGN) y el Instituto Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública (INAI), han expedido la normatividad archivística para una correcta gestión documental en instituciones de gobierno, la cual también puede ser aplicada por las instituciones privadas. Actualmente contamos con leyes, reglamentos, lineamientos, instructivos y guías para la organización de archivos. Con estos se elaboran los instrumentos de control y consulta archivística, siendo los más importantes el: Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental, la Guía Simple de Archivos e Inventarios documentales.
Las cualidades de nuestros servicios de consultoría archivística incluyen:
- Elaboración de los instrumentos de control archivístico: Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental, con estricto apego a la normatividad archivística, federal y en su caso, estatal.
- Capacitación en materia archivística para el personal encargado de los archivos.
- Elaboración del plan anual de desarrollo archivístico (PADA) acorde a las necesidades y capacidades de la institución.
- Identificación de los expedientes que sea necesario preservar, conservar y en su caso, digitalizar.
- Identificación de los expedientes que, conforme a la normatividad en la materia, ya pueden ser depurados a través de una baja documental.
- Localización inmediata de los documentos, mejorando así la capacidad de respuesta de la dependencia u organización.
Nuestros servicios de consultoría archivística tienen por objetivo lograr consultas ágiles de documentos físicos y electrónicos.
- Antes que nada, que nuestros clientes se encuentren al día en cuanto a la gestión archivística. Principalmente, en el sector gubernamental, los sujetos obligados deben cumplir con la normatividad archivística.
- Asesorar en la correcta administración de documentos electrónicos.
- Asesorar en la correcta elaboración de los instrumentos de control y consulta archivística.
- De igual forma, a través de la elaboración de los instrumentos de control y consulta archivística, lograr consultas rápidas y agiles de un documento, tanto en al archivo físico como en un almacenamiento electrónico.
- Y finalmente. establecer criterios internos acordes a la institución u organización, apegados a la normatividad archivística, para la correcta integración de sus expedientes.
Diagnostico del Archivo
Primero, se identifican las actividades sustantivas del cliente, ya sea sector público o privado, de acuerdo con su normatividad interna, para una correcta gestión documental. Después, aplicamos los principios de la archivística, así como el principio procedencia y orden original. De igual forma aplicamos la teoría de las tres edades de los documentos o del ciclo vital de los documentos, para entender su organización y buscar opciones de mejora. Posteriormente, a través de esta homologación de criterios de clasificación se busca que la localización física y electrónica de sus documentos sea de una manera sencilla. Para finalmente, incrementar la productividad de sus usuarios internos a través de herramientas informáticas como un sistema de gestión documental.
En Arguz hemos desarrollamos un software de gestión documental, que ofrece herramientas prácticas para poder realizar la correcta administración del ciclo vital de los documentos. De igual forma, generando la carátula o guarda exterior del expediente, con los datos generales requeridos por la normatividad.
Nuestro objetivo es integrar sus documentos de una manera más fácil